Quelle que soit sa nature, un dossier peut donner lieu à des échanges de formulaires et de rapports et requérir l'organisation de multiples réunions entre parties prenantes pour que des décisions et mesures puissent être prises.
Les systèmes manuels actuels, fondés sur les imprimés, ralentissent le traitement des documents et mettent en péril leur sécurité tandis que l'éloignement géographique des participants ou leur manque de disponibilité, rend difficile la moindre tentative de collaboration.
Grâce aux solutions "on line" de gestion des dossiers, le notaire utilise les formulaires intelligents, et ainsi :
- améliore les échanges d'informations en automatisant les processus de collecte
- protége les informations confidentielles, même lorsqu'elles circulent hors du réseau sécurisé des notaires
- utilise des outils de collaboration sophistiqués, de type espace virtuel pour prendre des décisions plus rapidement
