Le notaire communique au demandeur la liste des renseignements et pièces justificatives qui lui sont nécessaires (cf. liste indicative).
Ces éléments doivent être fournis par le demandeur auquel il appartient d’effectuer toutes les démarches nécessaires.
En l’absence d’éléments suffisants, le notaire refusera d’établir l’acte. Il peut demander des renseignements et pièces complémentaires si ceux qui lui ont été fournis font naître des questions particulières. Le notaire est seul juge des éléments dont il a besoin, en fonction des circonstances, pour établir l’acte (par exemple en faisant appel à des témoins), Il peut également, en cas de complexité familiale ou de difficulté à retrouver des héritiers, demander aux ayants droit d’avoir recours à un généalogiste.
Les demandeurs sont responsables des éléments, informations et déclarations qu’ils donnent au notaire. En cas de fausse déclaration ou d’éléments cachés, ils encourent des sanctions civiles et pénales et, notamment, la peine de recel.
Le notaire conserve l’original de l’acte qu’il établit (la « minute ») et il en délivre des copies authentiques aux demandeurs, lesquelles ont la même valeur juridique que l’original. Il est conseillé de demander au notaire plusieurs copies de l’acte afin que plusieurs démarches puissent être entreprises en même temps ou par des ayants droit différents.
