Le document électronique est admissible comme mode de preuve sous certaines conditions.
Préparé depuis plusieurs années, le premier acte authentique sur support électronique (AASSE) est signé le 28 octobre. Mais avant d’en arriver là, plusieurs textes législatifs et réglementaires ont dû être publiés pour définir les contours de l’acte authentique électronique.
La loi du 13 mars 2000 qui a modifié le Code civil, et plus précisément les articles 1316 et suivants qui précisent:
« L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à garantir l’intégrité. » (Article 1316-1)
« L’écrit sur support électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier. » (Article 1316-3)
Le décret du 10 août 2005 qui précise les conditions de réception de l’acte authentique sur support électronique afin d’offrir ce service aux particuliers et aux entreprises.Par ailleurs, la mise en place technique de l’acte authentique électronique a pris plusieurs années dont voici les dates clés.
20 août 2007: le Conseil supérieur du notariat devient officiellement autorité de certification électronique, et la société REAL.not, filiale de I’ADSN, prestataire de services de certification électronique. Cette certification est renouvelée chaque année entre juin et juillet.
12 septembre 2007: la signature électronique sécurisée est certifiée par la DCSSI (Direction centrale de Sécurité des Systèmes d’information), service placé sous l’autorité du Premier ministre.
La signature de l’acte authentique électronique grâce à la « clé REAL »
C’est la « clé REAL », sorte de clé USB sécurisée, qui garantit l’authenticité de la signature électronique du notaire.
Elle est personnelle à chaque notaire et son accès est sécurisé grâce à un code PIN. Elle contient l’ensemble des éléments d’identification du notaire ainsi que sa signature numérique.
A ce jour, chaque notaire possède une clé qu’il utilise dans le cadre des télé@ctes avec la Conservation des hypothèques.
Dans le cadre de l’acte authentique sur support électronique, le notaire utilisera cette clé pour signer l’acte en l’insérant dans le port USB de son ordinateur.
Le minutier central électronique (Micen)
Avant d’entrer dans la présentation du Micen, rappelons ce que sont une « minute » et un « minutier». La « minute » dans le langage notarial, est le nom donné à l’original d’un acte authentique ;
le « minutier », quant à lui, désigne au sein de l’office notarial, le lieu où chaque notaire conserve l’ensemble des « minutes »
S’agissant des actes électroniques, l’Etat a demandé au Conseil supérieur du notariat d’assurer la conservation centralisée au niveau national de l’ensemble des actes dématérialisés.En effet, dans le cadre de la mise en place de l’acte authentique sur support électronique, la question de l’archivage d’actes notariés venus de tous les offices de France n’est pas anodine car il fallait garantir que des actes authentiques électroniques signés aujourd’hui avec des logiciels informatiques de 2008 seront toujours accessibles et lisibles dans plusieurs dizaines années, quelles qu’aient été les mutations technologiques intervenues entre-temps. On comprend mieux pourquoi Venelles, à proximité d’Aix-en-Provence, où le notariat a implanté le fichier central des dispositions de dernières volontés voici une trentaine d’années, et depuis peu le minutier central électronique, est devenu un site sous haute surveillance.Le minutier central électronique est capable de stocker des milliers d’actes authentiques sur support électronique (AASSE) quotidiennement et de les conserver au moins soixante- quinze ans avant de les verser aux archives départementales.
Concrètement, il faut distinguer la conservation (l’archivage proprement dit) et la lecture.
Le Micen assurera la conservation des actes qui seront déposés à Venelles pour la durée imposée par les textes qui ont confié cette mission aux notaires.Enfin, l’acte authentique sur support électronique (AAE) offre le meilleur niveau de garantie de conservation. Il est publié au Micen et mis en place selon des procédures hautement garanties, notamment pour ce qui concerne sécurité et confidentialité: la signature du notaire est certifiée et inviolable. Les échanges avec le Micen sont sécurisés et le notaire rédacteur bénéficie d’un accès exclusif.
La loi a par ailleurs prévu le reformatage régulier de ce répertoire numérique pour l’adapter aux évolutions technologiques futures. Cette disposition supprime le risque de détérioration, quelque soit le support informatique utilisé au moment de sa rédaction. En outre, le Micen conservera également un exemplaire de la minute sous forme littérale (sans mise en forme particulière) au format ASCII, ce qui garantit la pérennité de la lecture au fil des années et des évolutions technologiques.
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