Le courriel des notaires

par Dominique Pargade

La plupart des gens considèrent que le courriel est un message oral qui n'a aucun statut officiel.

Les collaborateurs des offices décident souvent eux-mêmes de ce qu'il faut ou non archiver . Ils sauvegardent ou suppriment leurs courriers électroniques comme bon leur semble considérant souvent à tort que ce type de courrier fait partie de leur domaine réservé.

Les notaires devraient être conscients que même si un courrier électronique est effacé, il est toujours possible de le récupérer. Lors de litiges, les messages électroniques même effacés peuvent très bien devoir être divulgués.

En principe, les mêmes règles que celles utilisées pour le courrier-papier, s'appliquent.

La correspondance du notaire et de son client est

• confidentielle;
• doit recevoir une réponse dans un délai raisonnable;
• engage l'office;
• est soumise aux obligations légales en vigueur de conservation.
• Pour répondre à ces obligations, il est recommandé aux notaires :
• d'utiliser des réponses automatiques informant le client :
  • sur le caractère confidentiel du message éléctronique;
  • sur l'absence de l'étude d'un collaborateur pour un ou plusieurs jours;
  • sur l'absence d'engagement de l'office sans confirmation papier.
• et de conserver, archiver les messages électroniques.

Bien qu'il soit improbable que les avertissements automatiques sur le caractère confidentiel du message imposent une obligation légalement contraignante au destinataire par erreur, de nombreux destinataires devraient en tenir compte, et les avertissements automatiques insérés dans le message pourraient donc aider à prévenir une faute pouvant causer un dommage.

Les informations contenues dans ce message sont confidentielles. Elles sont exclusivement destinées à la personne à qui ce message est adressé. Si vous avez reçu ce message par erreur; veuillez en informer l'émetteur et effacer immédiatement l'intégralité de ce message de votre système.

Envoyer systématiquement des messages indiquant que la personne est absente en réponse à chaque courrier électronique reçu peut s'avérer agaçant et jeter le discrédit sur l'office notarial, surtout si le collaborateur absent s'est inscrit sur des fichiers d'adresses et reste inscrit pendant ses congés. Afin d'éviter cela, il est recommandé aux notaires dans la mesure du possible de faire en sorte que le message automatique informant que la personne est absente ne soit envoyé qu'une seule fois à chaque correspondant par voie électronique.

CODE de DEONTOLOGIE NOTARIALE

(Bureau du CSN du 9 octobre 2001) ".......LA CONSULTATION EN LIGNE Le notaire n'a pas à répondre aux questions d'ordre juridique ou professionnel que ses correspondants internautes peuvent venir poser sur son site :

• Ces correspondants sont souvent anonymes et leur identité et leur qualité ne sont pas vérifiables, alors que le conseil notarial est fondé sur une relation personnalisée.
• En engageant le dialogue avec ces correspondants, le notaire se livre à une prestation de services et il devient difficile de démêler qui, du notaire ou du prospect, sollicite l'autre. L'offre de services et la sollicitation ne peuvent être admises sur Internet alors qu'elles sont interdites sur les autres supports.
• Enfin, s'agissant de réponses écrites, toute erreur dans le conseil va être source de responsabilité notariale.
• Les notaires ne peuvent, en conséquence, offrir des services de conseil en ligne......

"

Les notaires ne peuvent pas accepter un engagement par message électronique car il est difficile de voir si le message a été effectivement envoyé par le prétendu émetteur. Il est recommandé aux notaires qui ont reçu un engagement professionnel par courrier électronique de vérifier que le contexte fournit une assurance suffisante de son authenticité, et de vérifier par une confirmation écrite qu’il a été envoyé par le prétendu émetteur.

Son contenu ne represente en aucun cas un engagement de la part de l'office notarial sous reserve de tout accord conclu par ecrit entre vous et l'office.

Pour conserver le message, les collaborateurs se contentent simplement de l'imprimer sur papier, ce qui n'est pas suffisant. Le message est alors dissocié de son contexte ou alors, il se peut que d'autres informations soient perdues, d'où une facilité d'accès moins intéressante. Il faut faire en sorte de préserver la lisibilité future et le maintien des documents et courriels dans leurs versions originales.

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